DXの成果が見えない本当の理由——業務フロー図がない会社の現実

業務のどこに時間がかかっているか、担当者が何人必要か、引き継ぎはどこで発生しているか。そういったことを「なんとなく知っている」状態と、「図に描いて説明できる」状態は、まったく別のものだ。

DXを推進したいという会社が語る課題の多くは、この「なんとなく」の手前で止まっている。

「成果が出たかわからない」の正体

ツールを導入した。会議が少し減った気がする。書類を電子化した。そこまでは言える。しかし「それで何がどれだけ変わったのか」を答えられる会社は少ない。

原因は単純だ。ビフォーが記録されていないからである。

• 導入前の処理時間を測っていなかった
• 担当者の工数を把握していなかった
• どの業務にどんな手順が存在するかを一覧化していなかった

この状態でツールを入れても、変化は体感としてしか残らない。「なんか楽になった気がする」では、社内への説明も、次の一手の判断も、根拠のある言葉で語ることができなくなる。

「改善した証拠」を持てない会社は、DXを続けることも、やめることも、正確な根拠なしに決め続けることになる。

業務フロー図がない、という普通の現実

多くの会社には、業務フロー図が存在しない。これは珍しいことでも恥ずかしいことでもなく、日々の業務をこなすことで手一杯の組織においては、ごく普通の状態だ。

問題は「ない」こと自体ではなく、「ないことに気づかないままDXを語っている」ことにある。

たとえばある会社が、請求書発行業務をシステム化しようとしたとする。しかし請求書発行がどんな手順で、誰の確認を経て、何日かかっているかを誰も正確に説明できない。担当者の頭の中にはあるが、それは文字にも図にもなっていない。この状態でシステムを選ぼうとすると、何が必要な機能かが定まらない。導入後に「思っていたのと違う」という声が上がる理由の多くは、ここに端を発している。

DX伴走支援を頼む前にやることでも触れたが、外部の支援者が入ってくる前の段階で自分たちの業務の輪郭が見えていないと、支援そのものが空回りしやすくなる。支援者が整理できるのは、依頼者自身が語れる範囲のことだけだからだ。

「描く」ことを最初の仕事にする

業務フロー図は、最初から完璧である必要はない。むしろ完璧を目指すと、描き始めることができなくなる。

まず「書き出す」だけで始められる

1. 繰り返し発生している業務を一つ選ぶ
2. 「誰が・何を・次に何をするか」を箇条書きにする
3. 担当者に見せて、抜けや認識のズレを確認する

この三ステップで出来上がったものは、業務フロー図の原型として機能する。完成度より、書いたことがある・ないの差の方がはるかに大きい。

ここで重要なのは、数値を残すことだ。所要時間、件数、担当人数のような定量的な情報が記録されていれば、ツール導入後に「どれだけ変わったか」を客観的に示せる。内側から着手順を設計する考え方とも重なるが、DXは外側のツールから始まるものではなく、自分たちの仕事の中身を把握するところから始まる。

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「成果が出ない」と語られる場面の多くは、成果が出ていないのではなく、成果を測る準備ができていなかった、という話かもしれない。

ビフォーを記録することは地味な作業だ。しかし、それをやった会社とやっていない会社では、ツール導入の翌年に語れることがまるで変わってくる。まず自分たちの業務を一枚の紙に描いてみること。DXはそこから始まる。

しぼる：DX伴走支援では、現状把握から着手する支援の設計を行っています。