「動いているから触るな」を乗り越える——改修できないシステムで事業を前に進める方法

システムへの改修要望が出るたびに、話が止まる会社がある。担当者がベンダーに問い合わせると返答が遅く、見積が届いても金額が予算の想定を大きく超えている。会議室では「動いているんだから触らないほうがいい」という声が上がり、そのまま議題が流れていく。

この状況は珍しくない。そして放置されやすい。「いつか直す」という前提のまま年度が変わり、担当者が替わり、問題だけが積み重なっていく。

改修が現実的でないシステムを診断する3つのサイン

改修が現実的でないシステムには、共通のサインがある。以下の3つが重なっているなら、正面からの改修は現実的でないと判断してよい。

1. ベンダーが撤退・縮小している。担当者が次々と変わり、問い合わせへの応答が遅くなる。保守契約が更新されていても、システムを深く把握している人間が実質的にいなくなっている。
2. 見積が出てこない、または桁が合わない。一見小さな修正でも想定をはるかに超える金額が提示される。「まず調査費から」と言われ、そこで発注が止まるケースも多い。
3. 「動いているから触るな」が社内の合言葉になっている。過去の改修で不具合が生じた記憶が、暗黙のタブーを育てている。新しい担当者もそれを引き継ぎ、改修の話を切り出さなくなる。

こうした状況がいつの間にか形成される背景は、提案書で読むベンダー選定の失敗でも触れている。問題は、この状態を「しかたない」として受け入れたまま動かないことにある。「いつか直す」という前提が、最もコストを生む。

改修しないまま前に進む3つのアプローチ

改修を諦めることは、業務を止めることではない。システムの外側で動きをつくることはできる。

① データを外に出す

多くの旧来システムはCSVやExcelでの出力機能を持っている。そのデータを起点に、別のツールで集計・連携・可視化を行う。システム本体には触れず、情報の流れだけを変える方法だ。保守コストをかけずに現場の手間を減らせる場合がある。

② システムの手前に入口を設ける

システムへの入力作業の前に、フォームや承認フローを置く。RPAや軽量なWebツールを組み合わせると、旧システムへの直接入力を後ろに回せる。操作の手間を減らしながら、本体には触れない。

③ 業務フローを見直す

システムに業務を合わせようとするのではなく、手順・タイミング・役割分担を変える。デジタルの問題に見えていたことが、実は業務の手順や習慣の問題だったということは少なくない。

システムが変わらないなら、業務の使い方を変える。その発想の転換が、長く止まっていた現場を動かすことがある。

これらに共通するのは、「本体に触れない」という制約の中で考えることだ。制約が明確になると、むしろ選択肢が絞られて動きやすくなる。DXの伴走支援「しぼる」では、こうした業務起点の整理から一緒に取り組んでいる。

小さく始めて、移行の土台をつくる

回避アプローチを選ぶ前に、現状を一度整理する時間を取るといい。確認するのは3点だ。

• そのシステムを使っているのはどの業務か
• その業務で何が止まっているか、あるいは手間がかかっているか
• 止まっている理由はシステムの限界か、業務の手順か、人の問題か

この整理だけで、「改修が必要な問題」と「改修しなくても解決できる問題」が分かれてくる。全体を一度に変えようとしない。一つの帳票、一つの手順から試す。小さく動かして効果を確認し、範囲を広げていく。

こうした積み重ねは、将来システムを置き換えるときの土台にもなる。移行先の要件がぼんやりしたまま発注すると、同じ問題を繰り返しやすい。次のベンダー選定では、IPAの評価表に発注側が加えるべき3項目のような視点も、早い段階で手元に置いておきたい。