受発注のデジタル化（BtoB EC）をどう始めるか——FAX・電話・メールからの移行

「注文はFAXで来て、それを基幹システムに手で打ち直しています」——製造業や卸売業の現場では、いまも珍しくない光景です。受発注のデジタル化、いわゆるBtoB ECは、この転記の手間を消すところから始まります。

目的は「紙をなくすこと」ではない

デジタル化を、紙や電話を全廃する目標として掲げると、たいてい現場の反発で止まります。本当の目的は、注文を受けたあとに発生する付随作業を減らすことです。

• FAXの内容を、人が基幹システムへ打ち直している
• 字が読みにくく、電話で確認し直している
• 「あの注文どうなった？」という問い合わせに、その都度調べている

これらは商売の本質ではなく、本質のまわりにこびりついた作業です。ここを軽くするのがデジタル化です。考え方は「ちょうどいいDX」とは何かと同じで、効率化のための効率化はしません。

全取引先を一度に移さない

ありがちな失敗は、全取引先・全商品を一斉に切り替えようとすることです。相手の事情はそれぞれ違うため、足並みは揃いません。

1. 注文量の多い数社から——効果が大きく、相手も慣れるメリットが大きい
2. 定型的な商品から——毎回同じものを頼む取引なら、移行の負担が小さい
3. 従来の手段も残す——FAXや電話を急に断たず、並走期間を設ける

小さく始めて確かめるという順番は、DXが現場で「詰まる」3つの理由で挙げた失敗を避けるためでもあります。

成否を分けるのは「相手の使いやすさ」

自社の効率だけを考えた仕組みは、取引先に負担を押しつけ、結局FAXに逆戻りします。

相手が「こっちのほうが楽だ」と感じた時、はじめてデジタル化は根づく。

入力項目を必要最小限に絞る。いつも頼む商品をワンクリックで呼び出せるようにする。こうした相手側の手ざわりへの配慮が、移行の成否を決めます。

どの取引から手をつけ、どこまで標準化するか——その見極めはしぼる（DX伴走支援）の領域です。社内に推進役の余力がなければ、外部CxOという伴走の形で進めることもできます。