承認を増やすほど現場が止まる——決裁フローに潜む「待ち時間」を計る

承認は「統制」ではなく「通過儀礼」になっていないか

決裁を厳しくする動機は、たいてい統制の強化にある。不正を防ぐ、品質を担保する、責任の所在を明確にする。どれも正当な理由だ。しかし承認ステップを重ねるうちに、もう一つの現象が静かに起きる。誰も止めていないのに、案件が1週間動かない。

これを「通過儀礼」と呼ぶことにしたい。承認者は書類を受け取り、問題がないことを確認して押印する。却下も差し戻しも発生しない。にもかかわらず案件は、承認者のメールボックスの中で静止し続ける。この間、現場は次の手を打てないまま待つ。

問題は承認者の人柄でも、仕事の遅さでもない。「このステップは本当に必要か」という問いが、設計の段階で抜け落ちていることだ。

止まっている時間を、まず数える

改善を始めるなら、計測が先だ。感覚で「承認が遅い」と言う前に、事実を数字にする。

確認すべきは次の3点だ。

1. 各ステップの滞留時間——申請が届いてから承認が完了するまで、実際に何日かかっているか。
2. 却下・差し戻しの発生率——過去半年で、そのステップが案件を止めたのは何件中何件か。
3. 承認者の実質的な検討時間——承認に使われた時間のうち、実際に書類を読んでいた時間はどれくらいか。

多くの現場でこれを計測すると、ある共通点が見えてくる。滞留時間は長いが、却下率はほぼゼロ。この組み合わせは、そのステップが事実上「通過儀礼」になっているサインだ。

承認の滞留時間と却下率を並べると、「本当に必要な承認」と「あってもなくても変わらない承認」が見えてくる。

「却下」を設計に組み込む——やらないことを決める、健やかなDXの土台でも書いたように、やらないことを明示的に設計に組み込む発想は、承認フローにも同じく適用できる。どのステップを「残さない」かを先に決めると、フロー全体の目的が整理されやすくなる。

承認の数ではなく、「重さ」を設計する

承認を減らすことが目的ではない。形式的な承認を減らし、実質的な承認を重くすることが目的だ。

そのために有効なのは、承認の基準を「案件の性質」で分ける設計だ。

• 金額基準——一定金額以下は一次承認のみ、上限を超えたら二次承認へ。
• リスク分類——新規取引先・初回発注・例外事項は丁寧に審議、定型案件は省略。
• 例外フラグ——過去の決裁履歴と照合し、標準パターンから外れるものだけを上位に回す。

こうした設計にすると、承認者は本当に判断が必要な案件にだけ集中できる。現場は日常的な案件を滞留させずに進められる。統制は失われるのではなく、機能すべき場所に集まる。

自動化はどこで止めるか——「手を残す仕事」の見つけ方で触れた問いと同じ構造がここにもある。すべてを人が見るのでも、すべてを流すのでもなく、「見るべき場所だけを見る」設計が、現場の速度と組織の統制を両立させる。

承認フローの再設計は、決して統制を緩めることではない。チェックを増やす前に、いまどこで・どのくらい止まっているかを一度数えてみる。その計測から見えてくるものが、次の設計の出発点になる。

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